Il est important de s’assurer que les choses ne passent pas à travers les mailles du filet, comme le paiement du loyer ou des factures. Je prends note de tout ce que je dois ou je veux faire. David Allen suggère dans S’organiser pour réussir, de prendre un week-end où vous ne faites que ça, et de vous assurer que tout, TOUT, est couvert. Je n’ai jamais fait cela, mais au lieu je note les choses au fur et à mesure qu’elles se présentent. Pour les choses explicables en quelques mots, je les écris dans un carnet de notes. Puis, dès que j’en ai l’occasion, je transfère tout cela dans un fichier Word dans mon ordinateur. Pour les articles qui nécessitent plus d´élaboration, j’utilise un enregistreur vocal numérique. Quand j’en ai l’occasion, je transfère les fichiers de l’enregistreur numérique sur l’ordinateur dans les fichiers Word.
La raison pour laquelle je n’utilise pas un téléphone intelligent, une tablette informatique, ou un ordinateur, pour noter mes idées est qu’un bloc-notes physique ou un enregistreur numérique est beaucoup plus rapide. En outre, transférer de nombreuses notes sur papier à l’ordinateur en un seul coup me fait gagner du temps. Une autre raison pour laquelle j’aime la méthode de saisie rapide et facile du bloc-notes ou de l’enregistreur numérique est qu’à mon âge moyen avancé, ma mémoire manque. Alors que je me concentre sur la recherche du bon fichier Word, sur mon téléphone intelligent, sur ma tablette informatique ou mon ordinateur, j’oublie quelles informations je voulais enregistrer !
Le nom ou la catégorie de vos listes d’objectifs dépend de votre situation. Je suggère que chacun ait une liste d’objectifs « un jour peut-être », qui provient du livre de David Allen. La liste (ou le fichier Microsoft Word) « un jour peut-être » concerne les choses que vous aimeriez faire si le temps ou l’occasion vous le permet. Certaines de mes listes d’objectifs, essentiellement des fichiers Microsoft Word, sont les suivantes : épicerie, problèmes techniques, sage et intrépide, cette semaine, aujourd’hui, court terme, moyen terme, long terme, social, etc. Pour le fichier Word « aujourd´hui » et le fichier Word ¨cette semaine¨, je les décompose selon les priorités suivantes : urgent, premier, deuxième et troisième. Si je n’ai pas l’intention de faire des choses dans la partie de la troisième priorité, je les sors et les mets dans le fichier « un jour peut-être ». Souvent, il n’y a pas des objectifs dans le domaine prioritaire urgent dans mes dossiers d’objectifs.
Le système GTD présente quelques avantages importants. Le premier, comme le dit David Allen, vous sortez vos idées de votre tête et les mettre dans un système fiable. De cette façon, vous n’avez pas toujours besoin de penser de tout ce que vous avez à faire, et vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir maintenant. Vous pouvez être pleinement présent dans tout ce que vous faites, ou présent avec qui vous êtes. Pour moi, c’est immense. Un deuxième avantage est qu’il est possible de voir l’ensemble des choses que vous avez à faire. Vous pouvez rapidement choisir ce qui est « la première chose à faire » et lesquels de vos objectifs sont aux priorités deuxième ou troisième. Peut-être que certaines personnes peuvent faire cela dans leur tête, mais pas moi. Les deux facteurs combinés – 1) être présent dans le moment, le travail ou la relation et 2) se concentrer sur les premières choses en premier – ont contribué à réduire mon anxiété et mon stress dans une large mesure.
Si vous avez plusieurs tâches urgentes, je vous suggère de choisir d’abord la tâche que vous voulez le moins faire. Brian Tracy a écrit un livre entier sur cette stratégie, intitulé Avalez le crapaud !. Choisissez le moment de la journée où vous avez le plus d’énergie pour faire la chose que vous aimez le moins. Si vous êtes une personne du matin, je vous suggère de « avalez le crapaud » le matin. Il est probable que le reste de votre journée sera beaucoup plus agréable et sans stress. Si votre énergie est à son maximum le soir, le meilleur moment pour accomplir la tâche redoutée est le soir. Cette méthode est également une bonne stratégie pour faire face à la procrastination. J’aime garder la tâche la plus agréable pour la dernière, comme on mange le dessert après le repas principal. Cela me donne quelque chose à attendre et rend généralement ma journée plus organisée, plus efficiente et plus pratique.
Les grands objectifs doivent être divisés en tâches, et ces tâches peuvent être divisées en tâches encore plus petites. De petits pas pour les petits pieds, ou les petits pas pour les pieds des personnes souffrant de problèmes de santé chroniques. N’hésitez pas à fixer des tâches de 15 minutes seulement, en particulier pour les choses que vous remettez à plus tard.
En ce qui concerne les périodes, je divise les objectifs à long terme en deux ans ou plus, les objectifs à moyen terme en six mois à deux ans et les objectifs à court terme en six mois ou moins. Bien entendu, c’est ma façon de définir des objectifs à long, moyen et court terme. Pour vous, par exemple, les objectifs à moyen terme peuvent être de deux mois à un an. L´important, c’est ce que la durée est logique pour toi.
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